Fungsi Perencanaan Dalam Manajemen Yang Harus Anda Ketahui (Manajemen Planning)

oleh -

Fungsi Perencanaan

Kaidah fungsi perencanaan dalam manajemen ialah  bagaimana seorang direksi perusahaan menetapkan  tujuan yang hendak dicapai dan mengatur strategi terbaik untuk mencapai tujuan  tersebut. Perencanaan merupakan sebuah proses yang sangat krusial dari semua fungsi manajemen. Karena tanpa adanya sebuah perencanaan kaidah lainnya seperti pengorganisasian, pengarahan, dan pengontrolan tidak akan berjalan lancar.  Perencanaan ini adalah tahap yang paling mendasar sebelum melakukan kegiatan lain, perencanaan adalah kegiatan paling awal yang dikoordinasikan untuk mencapai tujuan tertentu dalam kurun waktu tertentu

Tujuan perencanaan

Setiap perusahaan tentu memiliki tujuan yang berbeda-beda,dan  perencanaan yang dibuat untuk mencapai tujuan itu pun sudah pasti berbeda-beda. Tetapi pada umumnya tujuan perusahaan melakukan perencanaan adalah tidak lain untuk:

  1. Perencanaan dibuat untuk kestabilitasan
  2. Perencanaan dibuat untuk mengantisipasi dan beradaptasi dengan segala perubahan yang nantinya terjadi. 
  3. Perencanaa dibuat untuk memberikan arahan baik itu adminitrator maupun non adminitrator agar bekerja sesuai dengan apa yang sudah direncanakan.
  4. Perencanaan dibuat sebagai penghindaran masalah atau setidaknya meminimalkan potensi peristiwa tumpang tindih dan pemborosaan dalam pelaksanaan pekerjaan
  5. Perencanaan dibuat untuk menetapkan standar dalam bekerja sehingga memudahkan dalam hal pengawasan. 

Manfaat fungsi perencanaan

Fungsi perencanaan dalam manajemen memiliki beberapa manfaat seperti:

  1. Hasil perencanaan menjadi asas dalam pelaksanaan kegiatan.
  2. Perencanaan menjadikan pelaksanaan tugas menjadi tepat dan kegiatan tiap unit akan terorganisasi secara efektif dan efisien.
  3. Perencanaan akan menghindarkan dari kesalahan-kesalahan yang nantinya mungkin terjadi.
  4. Hasil perencanaan memuat batasan tindakan dan biaya yang akan memudahkan dalam pengawasan.
  5. Perencanaan sebagai media koordinator antar bidang dan antar divisi dalam suatu perusahaan
  6. Perencanaan sebagai bentuk antisipasi adanya perubahan kondisi baik itu eksternal maupun internal yang bisa berpengaruh terhadap jalannya kegiatan perusahaan.
  7. Adanya perencanaan membuat kegiatan setiap unit manajemen menjadi lebih terorganisir
  8. Perencanaan akan menjadikan pelaksanaan kegiatan menjadi lebih efektif dan efisien.

Kegiatan fungsi manajemen perencanaan

Kegiatan mendasar yang dilakukan oleh fungsi perencanaan adalah:

  1. Menetapkan tujuan dan target yang hendak dicapai.
  2. Membuat rumusan strategi yang akan digunakan untuk mencapai tujuan dan target yang telah ditetapkan.
  3. Menentukan sumber daya apa saja yang berkapasitas untuk menjalankan strategi yang telah dirumuskan.
  4. Membuat indikator keberhasilan dalam pencapaian target.

Faktor yang dipertimbangkan  dalam  perencanaan

Dalam membuat sebuah perencanaan, ada beberapa faktor yang harus dipertimbangkan agar perencanaan menjadi lebih  matang yaitu:

Baca Juga :   6 Langkah Mudah Menghasilkan Uang dari Blog

Batasan Perencanaan / Spesific 

Maksud dari spesific artinya perencanaan harus dibuat sejelas mungkin baik maksud maupun ruang lingkupnya atau dissebut dengan memiliki batasan. Jadi tidak terlalu melebar atau menyempit. Meskipun begitu perencanaan harus tetap bisa menjawab pertanyaan yang sangat umum yaitu 5W+1H.

  • What: Apa tujuan yang ingin dicapai? Perencanaan yang bagus harus bisa menerangkan dengan jelas tujuan apa yang hendak dicapai oleh perusahaan. Jawaban atas pertanyaan ini nantinya akan dijadikan asas dalam perencanaan perusahaan yang berikutnya.
  • Why: Mengapa hal tersebut yang menjadi tujuan dari perusahaan? Perencanaan yang matang seharusnya bisa menjelaskan alasannya dengan gamblang disertai analisa yang bagus mengapa bukan hal lain yang dijadikan tujuan.
  • Where:  Dimana lokasi paling tepat yang bisa digunakan untuk mencapai tujuan tersebut? Lokasi harus bisa dijelaskan dengan tepat karena ini berhubungan dengan proyek yang akan dijalankan untuk mencapai tujuan.
  • When: Kapan tujuan yang telah ditetapkan akan dijalankan? Mengetahui kejelasan waktu sangat penting karena dengan adanya target waktu, tujuan menjadi dilaksanakan dengan jelas tanpa membuang-buang waktu. 
  • Who: Siapa orang-orang yang memiliki kapasitas yang tepat untuk melaksanakan pekerjaan sehubungan dengan tujuan yang telah ditetapkan oleh perusahaan? Subjek adalah yang paling penting, karena kinerja subjek akan mempengaruhi objek yang dituju.
  • How: Bagaimana cara melaksanakan pekerjaan yang tepat untuk mencapai tujuan? Harus ada penjelasan mengapa cara itu yang digunakan bukannya alternatif lain. 

Bagaimana rencana yang baik

Perencanaan yang ditetapkan perusahaan haruslah disusun dengan sistematika yang tepat agar perencanaan bisa dilaksanakan dengan mudah dan meminimalisir serta mengantisipasi kesalahan yang mungkin akan terjadi. Rencana yang baik harusnya memperhatikan beberapa hal sebagai berikut:

1. Fleksibel

Suatu rencana yang ditetapkan sudah seharusnya bersifat fleksibel dan tidak kaku terhadap perubahan. Setiap perencanaan sangat harus bisa menyesuaikan/beradaptasi dengan setiap perubahan dimasa yang akan datang. Mengapa fleksibilitas itu krusial? Karena hal ini sudah tentu memiliki korelasi yang erat dengan perencanaan, salah satu fungsi perencanaan adalah untuk mengidentifikasi rintangan/perubahan yang mungkin terjadi dan untuk itulah fleksibiltas harus ada didalam sebuah strategi karena seperti yang kita tahu lingkungan akan terus berjalan dan mengalami perubahan (tidak statis).  Nah, maka dari itu rencana yang baik memang harus bersifat fleksibilitas agar perusahaan akan bisa meminimalisir masalah yang mungkin terjadi di masa yang akan datang. Maksud dari fleksibilitas itu sendiri berarti bahwa rencana itu bersifat dinamis, bila ada perubahan yang terjadi nanti maka rencana tidak perlu diubah semuanya karena sudah siap dengan penyesuaiannya.

2. Stabilitas

Selain fleksibel rencana juga harus bersifat stabil, yang itu artinya tidak perlu setiap kali menghadapi hambatan rencana harus mengalami perubahan. Rencana sebaiknya harus tetap dijaga stabilitasnya dengan lebih melakukan pertimbangan yang mendalam dalam pengambilan sebuah keputusan untuk mengubah suatu rencana yang telah dibuat.  Karena apabila rencana sering diubah akan ada pihak yang tidak terbiasa dengan rencana tersebut, maka hal ini bisa menyebabkan pelaksanaan kegiatan menjadi tidak efekif. Rencana yang terusan dirubah akan membuat fokus perusahaan menjadi terbelah. Padahal tidak mengapa jika semua rencana ada yang tidak tercapai atau tercapai tetapi hasilnya kurang memuaskan, hal ini karena sumber daya perusahaan juga memiliki keterbatasan. Maka dari itu sebaiknya rencana harus stabil agar membuat para pelaksana kegiatan menjadi lebih fokus dengan apa yang dikerjakannya untuk mencapai rencana perusahaan.

Baca Juga :   Harga Melambung, Kakap Putih Mulai di Berdayakan

3. Jelas

Rencana yang baik tidak berbelit-belit, tapi menggunakan kalimat yang mudah dipahami yaitu singkat, jelas dan padat.  Hal ini sangat perlu dilakukan demi menghindari multitafsir dari para anggotanya karena kesalahan dalam memahami rencana dapat membuat rencana menjadi kacau dan tidak bisa berjalan efektif seperti yang diharapkan. Dalam penyampaian rencana pun harus dengan komunikasi yang sangat baik, karena meskipun rencana itu sudah singkat,jelas,dan padat jika penyampaiannya kurang tepat hasilnya pun menjadi kurang maksimal.

4. Ruang lingkup

Dalam sebuah perencanaan, ruang lingkup harus meliputi keseluruhan tindakan yang diperlukan, jadi meliputi semua fungsi yang ada didalam perusahaan. Sederhananya semua rencana itu detail dan meliputi 5W+1H yang telah dijelaskan diatas. Rinci dalam hal yang kompleks sampai hal yang sederhana sekalipun.

Sumber daya perusahaan

Untuk menjalankan sebuah rencana seharusnya perlu dipertimbangkan dulu mengenai sumber daya pelaku yang akan menjalankan rencana itu. Apakah sumber daya yang dimiliki perusahaan memiliki daya/berkapasitas untuk menjalankan rencana itu.  Rencana boleh saja hebat setinggi langit, namun hal itu harus dikorelasikan dengan kemampuan sumber daya, agar semua sumber daya yang ada dapat berfungsi secara efisien dan efektif.

Aplikatif

Rencana yang baik adalah rencana yang tidak kompleks sehingga rencana itu mudah untuk dijalankan. Namun begitu bukan berarti rencana yang rumit proses pencapaiannya adalah rencana yang tidak baik. Hanya saja, jika ada cara yang lebih praktis mengapa tidak. Apalagi cara yang praktis itu memerlukan usaha yang lebih minimal namun menghasilkan sesuatu yang maksimal. Setiap rencana adalah hasil dari pertimbangan yang matang, sudah memperhitungkan setiap kemungkinan yang ada, dan kemungkinan yang paling aplikatif biasanya dijadikan pilihan prioritas.

Proses pembuatan  rencana 

  1. Menetapkan tujuan yang jelas adalah langkah paling pertama dalam penyusunan sebuah rencana. Karena tanpa tujuan yang jelas, sumber daya yang dimiliki perusahaan akan berjalan tidak efektif. 
  2. Menganalisa keadaan saat ini. Semua hal yang berkaitan dengan tujuan harus di analisa dengan baik karena hal ini menentukan cara apa yang sesuai untuk menjalankan rencana.
  3. Mengidentifikasi setiap kemungkinan yang ada, baik itu yang bersifat hambatan maupun kemudahan untuk mengukur tingkat kemampuan perusahaan dalam mencapai tujuan.
  4. Membuat sintesa, yaitu menyatukan beberapa kemungkinan yang ada untuk menghasilkan berbagai alternatif. Kemudian dari berbagai alternaatif itu diberi penilaian alternatif mana yang paling cocok diantara berbagai alternatif yang ada. 
Baca Juga :   5 Cara merawat Hp Android Agar Awet Yang Wajib di Coba!

Siapa pembuat rencana

  1. Panitia Perencanaan

Panitia ini terdiri atas beberapa unsur yang telah menjadi perwakilan beberapa pihak, yang masing-masing membawa misinya untuk untuk diolah dan dibahas secara mendalam sehingga menghasilkan rencana yang tepat untuk perusahaan. 

  1. Bagian Perencanaan

Seringkali tugas perencanaan adalah tugas yang rutin dalam sebuah perushaan. Ini adalah tugas khusus bagian perencanaan. Jadi disini tidak ada unsur perwakilan dari sebuah perusahaan maupun organisasi.

  1. Tenaga Staf

Pada sebuah perusahaan secara fungsional umumnya terdapat dua kelompok:

  • Pelaksana, tidak sama dengan pimpinan yang berisi suatu kelompok yang menangani pekerjaan secara langsung.
  • Staf, merupakan kelompok pemikir yang secara tidak langsung menghasilkan produk untuk perusahaan, 

Bentuk Bentuk perencanaan 

1. Rencana Global (Global Plan)

Rencana global bisa dikatakan sebagai jantungnya perusahaan. Hal ini mendefinisikan akan dibawa kemana sebuah perusahaan tersebut. Rencana global berisi analisa penyusunan rencana yang dikenal SWOT (Strenght, weakness, opportunity, threath).

a. Strenght (kekuatan)

Strenght merupakan segala hal yang menjadi kekuatan utama dari sebuah perusahaan/organisasi yang bersangkutan. 

b. Weakness (Kelemahan)

Weakness adalah kelemahan atau sisi yang berlawanan dari strenght yang dimiliki oleh perusahaan. 

c. Opportunity  (kesempatan)

Opportunity merupakan sebuah peluang  yang dimiliki oleh perusahaan untuk mendapatkan hasil yang terbaik.

d. Threarth (hambatan)

Threath merupakan tekanan/hambatan yang dihadapi oleh perusahaan. 

2. Rencana Strategis (Strategic Plan)

Rencana strategis merupakan bagian dari rencana global namun lebih rinci. Rencana strategis ini dikembangkan untuk mencapai tujuan yang strategis, dan tepatnya rencana strategis itu sudah mendasari keputusan alokasi sumber daya dan hal- hal yang prioritas.  Dalam rencana strategis diuraikan mengenai kebijakan jangka waktunya. 

Ada 3 alasan mengapa rencana strategis ini digunakan, yaitu:

  1. Menjadi pedoman/kerangka dasar untuk perencanaan selanjutnya.
  2. Memberi kemudahan untuk perencanaan yang lain.
  3. Sebagai titik awal dalam memberi penilaian terhadap kegiatan yang dilakukan manajer dan pihak lainnya yang bersangkutan.

Rencana Operasional (Operational Plan)

Rencana operasional adalah perencanaan yang dikembangkan oleh manajer tingkat menengah dan tingkat bawah mengenai kegiatan operasional yang jangkanya bersifat pendek dan relatif sempit. Rencana ini menitikberatkan pada rencana taktis. 

    Rencana operasional terdiri dari 2 yaitu:

1. Rencana Sekali Pakai (single use plan)

Rencana ini dikembangkan untuk melaksanakan serangkaian kegiatan yang sifatnya lebih rinci dan hanya sekali pakai. 

2. Rencana Tetap (standing plan)

Rencana ini dikembangkan untuk kegiatan yang kejadiannya berulang secara teratur dalam masa tertentu. Jadi rencana ini nantinya akan digunakan kembali meskipun tujuan yang dimaksud sudah tercapai. 

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *